Çoğumuz için, e-posta en yaygın iş iletişimi şeklidir, bu nedenle doğru şekilde yapmak önemlidir. E-postalar genellikle mektuplar kadar resmi olmasa da, sizin ve şirketinizin iyi bir imajını sunmak için yine de profesyonel olmaları gerekir.
Resmi bir e-posta nasıl yazılır
İngilizce e-postalarınızın tamamen profesyonel olduğundan emin olmak için bu beş basit adımı izleyin.
- Bir selamla başlayın
- Alıcıya teşekkür et
- Amacınızı belirtin
- Kapanış sözlerinizi ekleyin
- Kapanışla bitir
Bir selamla başlayın
E-postanızı her zaman "Dear Mely" gibi bir selamlamayla başlatın. Okuyucu ile ilişkiniz resmiyse, soyadını kullanın (örn. "Dear Mrs. Dylan" ). İlişki daha rahatsa, "Hi Adelly" diyebilirsiniz . Yazdığınız kişinin adını bilmiyorsanız, "To whom it may concern" veya "Dear Sir/Madam" kullanın.
Alıcıya teşekkür et
Bir müşterinin sorusuna yanıt veriyorsanız, bir satır teşekkürle başlamalısınız. Örneğin, birisinin şirketinizle ilgili bir sorusu varsa, "Thank you for contacting ABC Company" diyebilirsiniz . Biri e-postalarınızdan birine yanıt verdiyse, "Thank you for your prompt reply" veya "Thanks for getting back to me." dediğinizden emin olun . Okuyucuya teşekkür etmek onu rahatlatır ve daha kibar görünmenizi sağlar.
Amacınızı belirtin
E-posta iletişimine başlıyorsanız, bir satır teşekkür eklemeniz imkansız olabilir. Bunun yerine amacınızı belirterek başlayın. Örneğin, “I am writing to enquire about …” veya “ I am writing in reference to …” .
Amacınızı e-postanın başlarında netleştirin ve ardından e-postanızın ana metnine geçin. Unutmayın, insanlar e-postaları hızlı bir şekilde okumak ister, bu nedenle cümlelerinizi kısa ve net tutun. Ayrıca kendinizin ve şirketinizin profesyonel bir imajını sunabilmek için dilbilgisine, yazım kurallarına ve noktalama işaretlerine de dikkat etmeniz gerekir.
Kapanış sözlerinizi ekleyin
E-postanızı bitirmeden önce, okuyucunuza bir kez daha teşekkür etmek ve bazı kibar kapanış sözleri eklemek kibarlıktır. "“Thank you for your patience and cooperation” veya “Thank you for your consideration " ile başlayabilir ve ardından "If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know" ve "I look forward to hearing from you” .
Kapanışla bitir
Son adım, adınızla birlikte uygun bir kapanış eklemektir. “Best regards”, “Sincerely”, ve “Thank you” hepsi profesyoneldir. Okuyucuyla iyi arkadaş olmadığınız sürece “Best wishes” veya “Cheers” gibi kapanışlardan kaçının . Son olarak, gönder düğmesine basmadan önce, gerçekten mükemmel olduğundan emin olmak için e-postanızı bir kez daha inceleyin ve yazım denetimi yapın!
Dear Sir, Sayın Beyefendi Dear Madam Sayın Hanımefendi Dear Sir/ Madam, ‘’cinsiyet bilinmediğinde kullanılan ifade’’ To whom it may concern, İlgili kişiye, Dear Mr. Baker ‘’Erkekler için Mr ifadesi kullanılır’’ Dear Mrs. Baker ‘’Evli kadınlar için Mrs ifadesi kullanılır’’ Dear Miss Baker ‘’Bekar kadınlar için Miss ifadesi kullanılır’’ Dear Ms. Baker ‘’Karşınızdaki kadının medeni durumunu bilmediğinizde Ms ifadesi kullanılır.” Dear Tom Baker Sayın Tom Baker Dear Alice Sevgili Alice I am writing to tell you about … Size … söylemek için yazıyorum. I am writing to you about … … hakkında için size yazıyorum. I am writing to you on behalf of … … adına size yazıyorum. I am writing to you to inquire/ enquire about … … hakkında bilgi almak için yazıyorum. We are writing to you in connection with … … ile bağlantılı olarak size yazıyoruz. We are writing to you regarding … … konusunda size yazıyoruz. İngilizce Mail Sırasında Talep Nasıl Belirtilir?
Mail yazımı sırasında talebinizi belli ederken, karşı tarafın mailinizi dikkate alması için kurumsal bir üslup kullanmanız gerekmektedir. Bunun için de aşağıda yer alan kalıplardan yararlanabilirsiniz.
It is our intention to … Niyetimiz şu ki … For a limited time … Kısa bir süre için … I would like to order 5 copies 5 kopya sipariş etmek istiyorum. Could you fax me the result of the sales survey? Satış araştırma sonuçlarını fakslayabilir misiniz? I am interested in obtaining/ receiving … …’ı elde etmek/ almak ile ilgileniyoruz. Would you please send me … at the address below? Lütfen …’ı aşağıdaki adrese gönderebilir misiniz? I read/ heard .. and would like to know. …’ı okudum/ duydum ve …’ı öğrenmek istiyorum. What is your current list price … … için şu anki liste fiyatınız nedir? I would be very grateful if you could send me this information. Bana bu bilgiyi gönderebilirseniz çok sevinirim. We understand from your advertisement that you produce … Reklamınızdan anladığım kadarıyla … üretiyorsunuz. Please review the enclosed catalog. Lütfen ekteki kataloğu inceleyiniz.